Modulbeschreibungen: Die ersten Module von MODUL-F einfach erklärt

Typ: Artikel , Schwerpunktthema: digitale Verwaltung

Grundlagen

MODUL-F fokussiert sich auf einfache Anwendungsfälle, die im Verwaltungsalltag häufig vorkommen. Um hierfür eine sichere und effiziente Lösung anzubieten, stellt MODUL-F vorprogrammierte Module bereit. Diese lassen sich zu unterschiedlichen Fachverfahren kombinieren. Hierbei beschreibt ein Modul einen wiederverwendbaren Softwarebaustein. Dieser Softwarebaustein kann im Verwaltungskontext relevante maschinelle Aufgaben erfüllen und darüber fachliche Aktivitäten ausführen. Im Sinne unseres Baukastenprinzips können die benötigten Module im sogenannten Fachverfahrens-Editor (FV-Editor) von Fachverfahrens-Designerinnen und Designern (FV-Designerinnen und -Designer) zu einer ausführbaren Anwendung zusammengesetzt werden. FV-Designerinnen und -Designer sind in der Regel IT-Mitarbeitende, externe IT-Dienstleister oder IT-affine Kolleginnen und Kollegen in der jeweiligen Verwaltung, welche die Fachverfahren für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in den Fachbereichen erstellen. Für die regelmäßige Nutzung von MODUL-F werden die FV-Designerinnen und Designern speziell geschult.

Um die Anwendung auf das Tagesgeschäft der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter zuzuschneiden, müssen die FV-Designerinnen und -Designer zunächst den bisherigen Prozess des Fachverfahrens verstehen und die Anforderungen an die Umsetzung mit MODUL-F aufnehmen. Anschließend können die Fachverfahren mithilfe des FV-Editors erstellt werden. Um die Benutzeroberfläche schlank zu halten, können hierbei zum Beispiel vordefinierte Eingabefelder ein- oder ausgeblendet sowie passend zum jeweiligen Verfahren (zum Beispiel Änderung der Bezeichnung der Felder) adaptiert werden.

Die Infografik zeigt die verschiedenen Aufgaben vor, während und nach der Entwicklung von Fachverfahren. Quelle: MODUL-F Die Aufgaben von Fachverfahrens-Designerinnen und -Designern

Verfügbare Module

Unsere aktuellen Module formen die Basis der Fachverfahrens-Digitalisierung, da sie den gesamten Antragsprozess eines Genehmigungsverfahrens abbilden können. Diese Module werden in beinahe jedem Prozess benötigt, bei dem Bürgerinnen und Bürger oder Unternehmen einen Antrag stellen.

Ein Fachverfahren für einen solchen Antragsprozess umfasst in der Regel einen Genehmigungs-Workflow mit bestimmten Prozessschritten, die mit Modulen von MODUL-F dargestellt werden können: Erfassung von Daten, Prüfung, Anhörung, Genehmigung und Abschluss. Prüfung und Anhörung sind hierbei optionale Schritte, die je nach Bedarf integriert werden können. Im FV-Editor sind individuell zu einzelnen Schritten noch weitere Genehmigungsverfahrensarten als Optionen auswählbar. Darüber hinaus gibt es einige prozessübergreifende Module, die im Verlauf der Antragsbearbeitung an mehreren Stellen eingesetzt werden können. Beispielsweise können in mehreren der Schritte Dokumente hoch- oder heruntergeladen werden.

Die Infografik zeigt die verschiedenen auf dieser Seite vorgestellten Module in einem Prozess angeordnet - oben die prozessübergreifenden Module, darunter die Module für die einzelnen Prozessschritte. Quelle: MODUL-F Einblick in die entwickelten Module für den Antragsprozess, Stand September 2023

Im FV-Editor wird für den Antragsprozess eine Vorlage bereitgestellt, in der die relevanten Module vorgeschlagen werden und die nur noch an den notwendigen Stellen angepasst werden muss. Dadurch können FV-Designerinnen und -Designer den Antragsprozess schneller und einfacher an ihr Fachverfahren anpassen. Ganz nach dem Baukastenprinzip können die Module so passend für den jeweiligen Prozess konfiguriert werden.

Die aktuell vorhandenen Module werden laufend ausgebaut und verbessert, zum Beispiel durch weitere Konfigurationsmöglichkeiten. Zusätzlich werden sukzessive neue Anwendungsfälle aufgenommen, um auch weitere interne Verwaltungsprozesse mittels MODUL-F digitalisieren zu können. Die Informationen zu den aktuell verfügbaren Modulen werden auf dieser Seite sukzessive aktualisiert.

I. Prozessübergreifende Module

Einige Module finden Anwendung an mehreren Stellen im gesamten Prozess, wie zum Beispiel das Hoch- und Herunterladen von Dokumenten oder das Verwalten von Textvorlagen. Alle Module bieten dabei diverse Konfigurationsmöglichkeiten, die laufend erweitert und optimiert werden.

Dokumente hoch- / herunterladen

Alle wichtigen Dokumente zu einem Vorgang sollen über den gesamten Prozess einsehbar und verwaltbar sein. Anhänge und Nachweise können von den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern hoch- und heruntergeladen werden. Dies betrifft beispielsweise Dokumente, die antragstellende Personen per E-Mail eingereicht haben.

Bearbeiterin oder Bearbeiter zuordnen

Das Modul ermöglicht die manuelle Zuweisung der verantwortlichen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter für einen Vorgang. Aktuell kann sich eine Person aus dem berechtigten Anwenderinnen- und Anwenderkreis selbst einen Antrag zuweisen, um diesen zu bearbeiten.

Informationen nachfordern

Um die Bearbeitung eines Antrags schneller abzuschließen, können nach der sachlichen Prüfung fehlende Informationen bei den Antragstellenden nachgefordert oder Rückfragen gestellt werden. Für die Erstellung der Nachricht an die Antragstellenden ist es möglich, im Vorfeld definierte Textvorlagen zu verwenden. Die dadurch generierte Nachricht kann anschließend per E-Mail versendet werden.

Textvorlagen verwalten

Verwaltungsmitarbeitende haben die Möglichkeit, Textvorlagen zu erstellen, um wiederkehrende Textelemente einfach in der Vorgangsbearbeitung auswählen zu können. So können Textabschnitte bei zu erstellenden Dokumenten eingefügt werden, zum Beispiel für Rückfragen an die antragstellende Person oder für die Bescheiderstellung.

Wiedervorlagen verwalten

Damit zu Vorgängen oder Nachforderungen Erinnerungen erhalten werden können, gibt es für die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter die Möglichkeit, Wiedervorlagen anzulegen. Die Wiedervorlage kann mit einem Datumsfeld und einer Bemerkung erfasst und in einer Übersicht angezeigt werden.

Dokumente / Bescheide generieren

Das Modul ermöglicht Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern die Generierung von Dokumenten oder Bescheiden auf Basis einer Vorlage. Sowohl das Layout der Vorlage als auch der Dateiname des generierten Dokuments oder Bescheids können von den Fachverfahrensdesignerinnen und -designer individuell angepasst werden. Darüber hinaus können statische Texte sowie Referenzen für antrags- und vorgangsspezifische Daten gesetzt und Textbausteine für die Begründungen genutzt werden.

II. Module für Prozessschritte

Erfassung von Daten

Damit eingegangene Anträge digital bearbeitet werden können, werden diese im ersten Schritt von den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern erfasst. Um den Antrag ganzheitlich abzubilden, gibt es Module für das Aufnehmen von Daten der antragstellenden Person und des fachlichen Antragsteils. Zudem ist es möglich, Vorgangsnummern nach einem konfigurierbaren Schema zu generieren.

Vorgangsnummer generieren

Die Vorgangsnummer ist eine automatisch generierte fortlaufende Nummer. Jeder Antrag hat eine individuelle Vorgangsnummer. Der erste Teil der Vorgangsnummer (Präfix) ist bei allen Anträgen eines Fachverfahrens identisch und gewährleistet eine eindeutige Identifizierung des Fachverfahrens. Das Schema der Vorgangsnummer ist durch die FV-Designerinnen und -Designer konfigurierbar.

Antragstellendendaten erfassen

Alle relevanten Datenfelder für die Erfassung der Informationen der antragstellenden Person können hier konfiguriert werden. Hauptaugenmerk liegt auf der Definition von Personengruppen und der Unterscheidung zwischen einer natürlichen und einer juristischen Person. Orientiert an dem Standard des föderalen Informationsmanagements (FIM-Standard) werden vordefinierte, für die Personengruppe relevante Feldergruppen (zum Beispiel Kontaktdaten, Adressdaten oder Ansprechperson) angezeigt. Die Gruppe "Kontaktdaten" besteht zum Beispiel aus den Feldern "E-Mail", "Telefonnummer", "Webadresse" und "Faxnummer". Diese vordefinierten Feldergruppen erleichtern den FV-Designerinnen und -Designern ihre Arbeitsschritte.

Fachlichen Antragsteil erfassen

Dieses Modul ermöglicht die Erfassung aller fachlich notwendigen Daten, die für die Bearbeitung eines Antrags notwendig sind. Aufgrund der Individualität von fachspezifischen Antragsdaten stehen hier vor allem verschiedene Datenfeldtypen zur Auswahl (zum Beispiel Freitextfeld). Zusätzlich zur Auswahl von individuellen Feldern stehen auch wiederverwendbare Gruppen zur Verfügung, zum Beispiel Adress- und Kontaktdaten. Der fachliche Antragsteil kann auch importiert werden.

Prüfung

Nachdem der eingegangene Antrag von den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern erfasst wurde, ermöglicht dieses Modul die formale und inhaltliche Prüfung des Antrags mit einer individuellen Definition der notwendigen Prüfschritte.

Prüfung erfassen

Mit diesem Modul kann die formale und inhaltliche Prüfung des Antrags erfasst werden. Die Verwaltungsmitarbeitenden prüfen die Vorgänge sachlich, können die Vollständigkeit der Antragsdaten und der Unterlagen dokumentieren und bei Bedarf eine Anmerkung erfassen. Fehlen notwendige Informationen, können diese über MODUL-F bei den Antragstellenden nachgefordert werden (über das Modul "Informationen nachfordern", siehe "prozessübergreifende Module"). Zudem können sich die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter den Antrag auf Wiedervorlage legen.

Prüfschritt erfassen

Das Modul ermöglicht die Definition von Prüfschritten im Antragsprozess. Dabei kann die Prüfungsfrage formuliert werden und welche Antwort für die weitere Bearbeitung akzeptiert wird. Die Beschriftung der Prüfschritte kann individuell angepasst werden.

Individuellen Prüfungsteil erfassen

Mit diesem Modul ist es möglich, weitere Eingabefelder zu einem Prüfschritt hinzufügen. Hierfür können verschiedene Datenfeldtypen verwendet werden (zum Beispiel Freitextfeld, Auswahllisten).

Anhörung

Bei manchen Fachverfahren ist es notwendig, externe Beteiligte im Rahmen einer Anhörung in die Bearbeitung einzubinden. Die Anhörung wird bei Bedarf als zusätzlicher Bearbeitungsschritt in den Prozess eingefügt.

Anhörung erfassen

Werden externe Beteiligte in den Prozess involviert, ermöglicht dieses Modul, Ergebnisse von Anhörungen zu dokumentieren. Hierfür kann die Bezeichnung der Empfangenden, das Ergebnis und eine Bemerkung erfasst werden.

Individuellen Anhörungsteil erfassen

Die Anhörung kann durch weitere Eingabefelder individuell ergänzt werden. Hierfür können verschiedene Datenfeldtypen verwendet werden (zum Beispiel Freitextfeld, Auswahllisten).

Genehmigung

Nach der vorgegangenen Prüfung wird der Vorgang genehmigt oder abgelehnt und die Entscheidungen werden dokumentiert.

Genehmigung erfassen

Über ein Auswahlfeld wird die Entscheidung – Ablehnung oder Genehmigung – erfasst, sowie eine Begründung oder ein Vermerk notiert. Auch hier können die Bezeichnungen der Datenfelder passend zum Verfahren angepasst werden, zum Beispiel "genehmigt" oder "versagt".

Individuellen Genehmigungsteil erfassen

Durch dieses Modul können weitere Eingabefelder zum Prozessschritt der Genehmigung hinzugefügt werden. Hierfür können verschiedene Datenfeldtypen verwendet werden (zum Beispiel Freitextfeld, Auswahllisten).

Abschluss

Zum Schluss wird der Vorgang abgeschlossen und dokumentiert. Dafür stehen verschiedene Funktionalitäten, wie zum Beispiel das Generieren und der Versand des finalen Bescheids, zur Verfügung. Mit Hilfe von Vorlagen kann automatisch ein positiver oder negativer Bescheid erstellt und zurück an die Antragstellenden übermittelt werden. Dies geht über den gleichen Kommunikationskanal auf dem der Antrag bei den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern angekommen ist, zum Beispiel per E-Mail.

Abschluss erfassen

Dieses Modul ermöglicht es, den positiven oder negativen Abschluss eines Vorgangs zu dokumentieren. Abhängig davon, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde, können unterschiedliche Folgeaktionen konfiguriert werden. Wurde zum Beispiel eine Genehmigung erteilt, kann unter „Abschluss erfassen“ die Option vordefiniert werden, einen Genehmigungsbescheid zu erzeugen.

Individuellen Abschlussteil erfassen

Zum Abschluss des Genehmigungsworkflows können mit diesem Modul weitere Eingabefelder hinzugefügt werden. Hierfür können verschiedene Datenfeldtypen verwendet werden (zum Beispiel Freitextfeld, Auswahllisten).