Nach Inkrafttreten des OZG im Jahr 2017 wurden die zu digitalisierenden Verwaltungsleistungen im OZG-Umsetzungskatalog erfasst und 575 Leistungsbündeln zugeordnet, den sogenannten OZG-Leistungen. Dabei entstanden das Digitalisierungsprogramm Bund und das Digitalisierungsprogramm Föderal. Ziel beider Programme: die OZG-Leistungen flächendeckend, nutzerfreundlich und bürgernah zu digitalisieren.

Digitalisierung auf Bundesebene – eine Daueraufgabe

Mit dem Digitalisierungsprogramm Bund startete die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen auf Bundesebene. Gebündelte Aufgaben des Digitalisierungsprogramms wurden offiziell zum Ende des Jahres 2023 in die Linie überführt. Das Programm hat wichtige organisatorische und technische Grundstrukturen sowie effiziente Formen der Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Bundesressorts geschaffen und so den Weg geebnet für die weitere Digitalisierung der Verwaltung auf Bundesebene. Denn die wird als Daueraufgabe auch in Zukunft noch Herausforderungen bereithalten.

Die bisherigen Erfolge des Digitalprogramms Bund sind eindeutig. Der Bund war für 115 priorisierte OZG-Leistungen – sogenannte "Typ-1-Leistungen" – sowohl in der Rechtsetzung als auch im Vollzug verantwortlich. Die allermeisten davon wurden mittlerweile erfolgreich umgesetzt. Für die Digitalisierung seiner Verwaltungsleistungen hat der Bund ein Programm-Management im Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) etabliert, welches die Umsetzung im Einvernehmen mit den Ressorts steuert. Die einzelnen Ressorts konnten so gemeinsam mit dem BMI an der Digitalisierung der Leistungen arbeiten, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen.

Bei der Umsetzung der Verwaltungsleistungen wurden und werden solche Leistungen priorisiert, die für besonders viele Nutzende relevant sind. Dies unterstreicht die klare Orientierung der Verwaltungsdigitalisierung am Mehrwert für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen. Für die Umsetzung wurde eine eigene Digitalisierungs-"Fertigungsstraße" entwickelt; bereits digitalisierte Leistungen sind über das Bundesportal nutzbar.

Grafik: OZG Strukturen Bund (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

Digitalisierungserfolge des Bundes

Die Umsetzung des Digitalisierungsprogramms Bund lieferte einen wesentlichen Beitrag zur Digitalisierung der Verwaltungslandschaft und zur Stärkung des digitalen Staates. Effiziente und nutzerorientierte digitale Verwaltungsdienste fördern dabei auch die internationale Wettbewerbsfähigkeit und Sichtbarkeit Deutschlands im Bereich der digitalen Verwaltung, was sich zum Beispiel anhand einer Verbesserung im direkten europäischen Ranking zeigt.

Konjunkturprogramm

Aus dem Corona-Konjunkturprogramm wurden im Jahr 2020 Mittel für den Bund bereitgestellt, um die OZG-Umsetzung in ihrer Substanz zu stärken. Der IT-Rat fasste den Beschluss, die finanzielle Unterstützung der Bundesressorts und der ihr nachgelagerten Behörden auf angrenzende Handlungsfelder zu erweitern. Das Programm förderte nunmehr unter anderem auch die Entwicklung von Schnittstellen zwischen Frontend-Systemen und Fachverfahren sowie die Ertüchtigung wichtiger Fachportale. Mit den bereitgestellten Mitteln wurden zentrale und zukunftsweisen Maßnahme finanziert, darunter:

• der Aufbau des Auslandsportals des Auswärtigen Amts (AA)
• der Digitale Bürgergeld-Antrag (BMAS)
• das Antrags- und Beteiligungsportal für Verkehr- und Offshore-Vorhaben (BMDV)
• die Weiterentwicklung des Bürger- und Geschäftskundenportals des Zolls (BMF)
• der Aufbau einer Corona-Datenplattform für die Wissenschaft und forschende Unternehmen (BMI)
• eine Transparenzplattform für Strommarktdaten (BMWK)

Unterstützung bei der Projektorganisation

Mit der „Unterstützung bei der Projektorganisation“, kurz UPO, leistete das BMI verschiedenen Bundesbehörden Hilfestellung bei der Umsetzung von OZG-Anforderungen auf dem Weg vom analogen Prozess zum digitalen Fachverfahren. Zu den Handlungsfeldern der UPO gehörten unter anderem:

• die Programmkoordination, d.h. die zentral gesteuerte Verankerung der Leitlinien des Großprojekts Digitalisierungsprogramm Bund in den Behörden
• die effiziente Steuerung, Koordinierung und das Monitoring der vielen Projekte in den einzelnen Behörden
• das Informationsmanagement
• das behördenübergreifende Reporting zum Umsetzungsstand
• der Wissenstransfer

Im Zentrum stand dabei immer das Motto "Hilfe zur Selbsthilfe". So baute die UPO Strukturen und Fähigkeiten auf, die den Behörden und ihren Mitarbeitenden nach Abschluss des Projektes erhalten bleiben und nützen. Neben Fachwissen über Digitalisierungsprojekte wurden auch Trainingskonzepte vermittelt, mit denen sich das erworbene Wissen weiter durch die Behörde tragen lässt. Zudem förderte die UPO den Austausch zwischen den Behörden, stärkte Netzwerke und platzierte Multiplikatoren – Erfolge, die über das Auslaufen der UPO Ende 2023 hinaus Wirkung entfalten. Kurzum: UPO wirkte dort, wo die Digitalisierung stattfindet – in den Behörden. Die Erfolge von UPO werden durch konsequentes Wissensmanagement über das Programmende 2023 hinaus Wirkung entfalten.

Das Bundesportal

Das Bundesportal ist der zentrale Einstiegspunkt für Verwaltungsleistungen aus Bund, Ländern und Kommunen. Für eine größtmögliche Nutzung durch Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen setzt das Bundesportal einen besonderen Schwerpunkt auf der Nutzerfreundlichkeit und der zentralen Verfügbarkeit der Online-Angebote.

Alle digitalen Leistungen der Bundesverwaltung werden zentral über das Bundesportal zugänglich gemacht. Grundlage dafür ist die Informationsdatenbank aus Bund, Ländern und Kommunen mit seinen jeweilig zuständigen Redaktionsstrukturen. Die zentrale Verfügbarkeit der Verwaltungsleitungen im Bundesportal geschieht durch eine direkte Integration der Onlinedienste im Bundesportal oder durch eine Verlinkung auf ein Länder- oder Fachportal, das die Leistung bereits digital bereitstellt. Über die Anbindung an das Bundesportal erfolgt auch die Integration von Bundesleistungen in den Ebenen-übergreifenden Portalverbund.

Das Bundesportal wird von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen bereits gut angenommen: Ende 2023 verzeichnete es im Durchschnitt über 160.000 Zugriffe und über 700 Anträge pro Monat. Im europäischen Vergleich ist das Bundesportal führend. Bei der gemeinsamen europäischen Digitalisierung im Zuge der Verordnung des „Single Digital Gateway“ (SDG), mit dem im Jahr 2018 ein einheitliches Zugangstor zur Verwaltung in der EU beschlossen wurde, ist Deutschland Vorreiter. Das SDG und das Bundesportal verfolgen dasselbe Ziel: Das digitale Angebot der Verwaltung soll bürgernah und nutzerfreundlich sein. Zudem sollen alle Leistungen der öffentlichen Verwaltung über ein einziges Portal zu finden sein.

Auf europäischer Ebene wird das Informationsportal „Your Europe“ zur zentralen Anlaufstelle für die Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen der Europäischen Union ausgebaut. „Your Europe“ wird mit den Portalen der Mitgliedstaaten verlinkt – in Deutschland mit dem Bundesportal.

Fertigungsstraße für Online-Leistungen im Bundesportal

Für das Digitalisierungsprogramm Bund hat das BMI in der Bundesdruckerei die sogenannte Fertigungsstraße eingerichtet. Mit dieser unterstützt es Bundesbehörden dabei, ihre Verwaltungsleistungen zu digitalisieren und stellt zentrale IT-Lösungen mit Konsolidierungswirkung bereit. Die Fertigungsstraße ist Teil des Bundesportals und überträgt Prinzipien der industriellen Serienfertigung in die Welt der Verwaltungsdigitalisierung: Ein Team von Expertinnen und Experten der Bundesdruckerei arbeitet eng mit den unterschiedlichen Behörden zusammen, um Papieranträge systematisch in rein digitale Online-Antragsverfahren zu überführen. Dadurch können Unternehmen, Bürgerinnen und Bürger an zentraler Stelle einheitlich Anträge online suchen, finden, ausfüllen, einreichen, Leistungen bezahlen und schließlich die Bescheide über die angebundenen Nutzerkonten digital entgegennehmen. Falls der Antragsprozess nicht wie gewünscht verläuft, können Nutzende Ihren Antrag zurückziehen, ein fehlendes Dokument nachreichen oder einem Bescheid widersprechen. Die Fertigungsstraße hat bis zum Programmende mehr als 200 Online-Antragsverfahren digitalisiert.

IFG/DS-GVO

Nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) haben alle Bürgerinnen und Bürger gegenüber den Behörden des Bundes einen voraussetzungslosen Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen. Der Anspruch richtet sich auf die Erteilung von Auskünften, Akteneinsicht oder auf sonstigen Zugang zu amtlichen Informationen.

Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gibt zeitgemäße Antworten auf die fortschreitende Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft. Mit einem modernen Datenschutz auf europäischer Ebene bietet die DS-GVO Lösungen zu Fragen, die sich durch „Big Data“ und neue Techniken oder Arten der Datenverarbeitung wie Profilbildung, Webtracking oder dem Cloud Computing für den Schutz der Privatsphäre stellen.

Die Online-Antragsverfahren nach IFG und DS-GVO wurden als einziges Antragsverfahren „Einer-für-Alle“ über die Fertigungsstraße digitalisiert.

Fortlaufende Strukturen zur Digitalisierung

Mit dem Digitalisierungsprogramm OZG Bund wurden Strukturen und Dienste geschaffen, die in den Ressorts über das Auslaufen des Programmes hinaus fortgeführt werden. Das Ziel ist künftig eine konsequente Ende-zu-Ende-Digitalisierung des gesamten Verwaltungsprozesses – von der Antragsstellung über die Bearbeitung bis hin zum Versand des Bescheids über einen digitalen Rückkanal. Hierfür führt der Bund ab Anfang 2024 die Digitalisierung der Bundesverwaltung mit dem Fokus auf Backend-Systeme weiter, ertüchtigt das Bundesportal als zentrale Infrastruktur für diesen Einsatzzweck und sorgt für einen zentralen First-Level-Support für die Online-Antragsverfahren des Bundes. Des Weiteren wird ein zentrales OZG-Monitoring auf Bundesebene in Richtung des IT-Rats fortgesetzt und die in der Programmlaufzeit offen gebliebenen Online-Antragsverfahren der Fertigungsstraße 2024 abgeschlossen.