Vorgehen im Themenfeld Forschung & Förderung

In den ersten beiden Digitalisierungslaboren des Themenfeldes wurden entlang der Prozessphasen "Fördermittelrecherche" und "Fördermittelbeantragung" Bausteine für die Digitalisierung von Förderleistungen erstellt. Im ersten Labor erarbeiteten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Vision einer zentralen und umfassenden Fördermittelsuche, im zweiten Labor anhand bayerischer Programme zur Innovationsförderung einen medienbruchfreien und OZG-konformen Förderantrag. Das dritte Labor sollte schließlich den Prozess der Fördermittelabwicklung in den Blick nehmen und diesen nutzerfreundlich und volldigital konzipieren.

Vorgehen im dritten Digitalisierungslabor

Das dritte Labor fand von Mai bis November 2021 statt und durchlief in insgesamt sechs Sprints den gesamten Förderprozess sowohl aus fachlicher als auch aus nutzerzentrierter Perspektive. Unterstützt wurde das Laborteam in den Sprints von Expertinnen und Experten für Bundes- wie Landesförderprogramme sowie von Vertreterinnen und Vertretern von Projektträgern, Förderbanken und Kommunen aus sechs Bundesländern.

"Als Partner der Thüringer Wirtschaft wollen wir auf Augenhöhe agieren – gerade auch was die schnelle, digitale und effiziente Abwicklung von Fördermitteln betrifft. Die Ergebnisse des dritten Digitallabors unterstützen uns hier, um diesen Anspruch noch besser umsetzen zu können." sagt Thomas Schmidt, CDO und OZG Koordinator der Thüringer Aufbaubank.

Um trotz der Vielzahl und hohen Diversität der zu digitalisierenden Förderprogramme ein möglichst hohes Nachnutzungspotenzial zu erreichen, nahm das dritte Labor nicht ein einzelnes konkretes Förderprogramm in den Fokus. Es entwickelte anhand von mehreren idealtypischen Leistungen unterschiedlichster Art (u. a. der Innovations- und Investitionsförderung und aus dem Bereich Arbeit und Weiterbildung) einen generalisierten Antrags- und Abwicklungsprozess (Abbildung 1). Dieser allgemeine Ansatz soll nun den Weg zur Standardisierung im Förderwesen ebnen und damit eine Richtung aufzeigen, wie Förderleistungen effizient und nutzerfreundlich digitalisiert werden können. Insgesamt wurden 13 Förderleistungen ausgewählt, geclustert, verglichen und zu sogenannten Prozessbausteinen abstrahiert, die zusammengenommen einen idealtypischen Weg durch die Fördermittelrecherche, -beantragung und -abwicklung bilden.

Abbildung 1: Kombination der Vorgehensmodelle zur Prozessgeneralisierung

Ergebnisse

Die Ergebnisse wurden zusammen mit den Laborteilnehmerinnen und Laborteilnehmern erarbeitet und gleichzeitig mit deren Prozessschritten abgeglichen, um ein möglichst allgemeingültiges Modell zu erhalten.

"Die Förderlandschaft ist extrem vielgestaltig. Gemeinsam ist es uns jedoch im dritten DigiLab gelungen, diese Vielfalt in einzelnen Prozessbausteinen abzubilden, mit denen nun Bewilligungsstellen aus ganz Deutschland den digitalen Antrags- und Abwicklungsprozess für ihre jeweiligen Förderleistungen anhand des Baukastenprinzips zusammenstellen können – schnell, individuell und nutzerfreundlich", so Daniela Heine, Sächsisches Staatsministerium der Finanzen, Projekt "Förderportal Sachsen".

Die Laborergebnisse führen eine fachlich präzise Beschreibung des digitalen Förderantrags- und Abwicklungsprozesses mit einer nutzerfreundlichen Gestaltung für einen schnellen und intuitiven Weg durch den Antrag zusammen. Um die Sicht der Nutzerinnen und Nutzer vollumfänglich in die Betrachtungen einfließen lassen zu können, wurden Personas erarbeitet, welche die zurzeit bestehenden Hürden in der Fördermittelrecherche, -beantragung und -abwicklung sichtbar sowie die Anforderungen an einen intuitiven Antragsprozess greifbar machten. Ein generalisiertes Prozessmodell und ein Grundgerüst des generalisierten Datenmodells, welche in Datenfeldtabellen festgehalten und in Wireframes (Abbildung 2) visualisiert wurden, definierten den Antragsprozess aus fachlicher Sicht. In einer generalisierten User Journey wurde dann der idealtypische Ablauf einer Fördermittelbeantragung und -abwicklung abgebildet. Die so entstandenen Ergebnisse zeigen auf verschiedenen Ebenen einen volldigitalen Förderprozess. Ergänzt werden diese Ergebnisse durch Grobanforderungen an ein Antrags- und Abwicklungssystem.

Abbildung 2: Auszug aus den visualisierten Prozesskomponenten

Weiterentwicklung und Präsentation der Ergebnisse

Für die Leistungsverantwortlichen und die interessierte Fachwelt wurden die Liefergegenstände auf der OZG-Informationsplattform zur Verfügung gestellt. Die Ergebnisse dienen als Blaupausen und sollen somit helfen, die Prozessmodellierung und Konzeption von Förderleistungen zu vereinfachen.

"Die Teilnahme am dritten Digitalisierungslabor im Themenfeld Forschung & Förderung kann ich nur als großen Gewinn bezeichnen. In dem hier entwickelten generalisierten Antrags- und Abwicklungsprozess ist es dem Laborteam gelungen, die Fachkompetenz der teilnehmenden Expertinnen und Experten aus Verwaltung und Förderpraxis optimal ‘einzufangen’. Damit steht nun ein Modell zur Verfügung, welches sich hervorragend dazu eignet, bereits vorhandene Verfahren zu optimieren und Neuentwicklungen im Bereich der Fördermittelabwicklung zu beschleunigen", bekräftigt Thorsten André, Mitarbeiter des Referats "Arbeitsförderung" der Bremer Senatorin für Wirtschaft, Arbeit und Europa.

Um einen tieferen Einblick in die Ergebnisse des dritten Digitalisierungslabors zu gewähren, bietet das Laborteam eine Präsentation der Ergebnisse an, die sich an Fördermittelleistungsverantwortliche und interessierte Akteurinnen und Akteure im Förderwesen richtet. Die Präsentation findet am 6. April 2022 von 12 bis 14 Uhr remote statt. Für die Teilnahme an der Präsentation, melden Sie sich gern über die folgende Adresse an: veranstaltungen-tf-ff@ozg-umsetzung.de. Anmeldeschluss ist der 4. April 2022.

Weiterführende Informationen finden Sie auf der OZG-Informationsplattform . Bitte beachten Sie, dass Sie sich erst einloggen bzw. kostenlos registrieren müssen, um die Informationen abrufen zu können.